スポーツイベント企画書例！基本構成と作成ポイント５つを解説
（※この記事は、2023年3月14日に更新されました。）
「スポーツイベントを開催したい！でも企画書の書き方が分からない…」
「スポーツイベント企画書の例が知りたい！」
という方はいませんか？
社内向けのコミュニケーション促進策として、社外向けのPRの一環として、スポーツイベントを開催するとたくさんのメリットが得られます。
ですが、企画書の段階で上手く書けずに悩んでしまったり、企画会議で通らなかったりと苦戦する方も多いようです。
本記事では、そういった方に向けて
「スポーツイベント企画書の構成と押さえるべきポイント」を解説します。
スポーツイベントを開催するメリットや、企画書のコツを押さえておくと、イベント開催自体もスムーズに進めることができますよ。
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スポーツイベントとは？
スポーツイベントには、地方自治体などが開催するもの、全国規模で開催するもの、企業がチームを招致して開催するもの、そしてスポーツチームやクラブが開催するものなど様々な種類があります。
イベントのタイプとしては、大きく分けて観戦型のイベントと参加型のイベントの２種類があります。
観戦型はプロの試合を観戦するイベントがメインで、サッカーやプロ野球などさまざまなスポーツで実施されます。
参加型のイベントには市民マラソンや社内スポーツ大会などのアマチュアの大会があります。
中には東京マラソンのようなプロとアマチュアが混合で行うような、2種類を組み合わせたハイブリッドイベントもあります。
スポーツイベントの経済効果とは？
スポーツイベントの開催には、主に３種類の経済効果があるとされています。
1. 直接効果
直接効果は、ファンやイベント参加者が直接お金を払って購入するグッズなどの売上や宿泊費、飲食費などを指します。
2. 一次波及効果
一次波及効果は、直接効果の恩恵を受ける企業やその企業と取引を行っている企業が受ける経済効果を指します。
3. 二次波及効果
二次波及効果は、それらの企業で働く従業員の給料の上昇、そしてそれにより従業員が購入するサービス、製品などに与える影響のことを指します。
2019年のラグビーワールドカップの経済効果は、合計6,464億円と推定されています。
スポーツイベントのもたらす経済効果について詳しく知りたい方は、「スポーツイベントの経済効果とメリットとは？７つの事例を紹介！」をご覧ください。
スポーツイベントの企画書を書く目的３つ
「スポーツイベントを開催したい！」となったら、まず最初に求められるのが企画書です。
特に小規模なイベントの場合は、「何も考えずに人を集めてイベントをやったら良いのでは？」と考えがちですが、企画書を書くとさまざまな情報が共有できます。
こちらでは企画書によって共有できる情報を３つご紹介します。
1. 開催目的の共有ができる
「スポーツイベントを開催することによって、どんな効果を得たいのか」を共有します。
何のために開催するのかが明確になっていると、計画に変更が生じたり、新しいアイデアが出てきた場合にも困りません。
「社員同士のコミュニケーションを図るため」「社外に対して自社の結束の固さを示すため」など、開催するメリットを言葉で表しましょう。
2. アクションプランやスケジュールの共有ができる
「どのようなスケジュールで何を準備していくか」を共有します。
関係者が何をどんな順番で準備していく必要があるのか、開催に向けて具体的なアクションプランが必要になります。
アクションプランやスケジュールが不明瞭なままでそれぞれの担当者が作業をすると、「必要な準備が行われていない…」という事態につながりません。
企画書段階では細かい部分が決められないケースも多いですが、分かっている範囲で図表などに示しましょう。
3. 費用対効果の共有ができる
「イベント開催でどれくらいの費用や人員が必要で、どれくらいの収益が見込めるか」を共有します。
上長にイベント開催の承認を得る際は、特に重視される項目です。
この内容次第で、スポンサー確保や補助金・助成金などの申請、参加者からの参加費徴収など、資金調達がどれくらい必要かが決まります。
また、大規模なイベントであれば、グッズなどの物販による利益や協賛企業からの広告料などで見込める収益も試算します。
今後もスポーツイベントが開催できるか等の判断材料にもなりますので、しっかり企画書に盛り込みましょう。
スポーツイベント企画書の構成は？
この章では、スポーツイベント企画書の基本的な構成・必要事項を６つご紹介します。
1. スポーツチームやクラブのロゴがついた紙を使う
スポーツイベントの企画書は、手紙形式、A4一ページ、何枚ものページによって構成される場合などさまざまなタイプが考えられます。
しかし、どんなタイプの企画書を確認しても、チームやクラブのロゴを使用してプロフェッショナル感を持たせましょう。
加えて、通常の企画書同様
・企画書を提出する先の団体名、企業名
・住所
・日付
などをヘッダーに書きます。
2. 自分の団体、チームの紹介
次に、自分のスポーツ団体、チームの基本的な紹介を含めましょう。
具体的には、
・スポーツ
・年齢層
・アスリートのレベル
・実績
・団体、チームのミッション
などが考えられます。
3. なぜスポンサーが必要か
次に、スポンサーに企画書を提出する場合は、なぜあなたのチーム・団体はスポンサーを必要としているのか、お金はどのように使う予定なのかを表などにまとめて詳細に記載しましょう。
ポイントは、支援を受けることの重要性を強調することです。
4. スポンサーになってもらうことで企業が受けるメリット
スポンサーをお願いする場合に一番大切なのは、
「企業にとっての協賛メリットは何か」を明確にすることです。
例としては、
・クラブやチームのファンの年齢層
・SNSのフォロワー
・ブログやウェブサイトのビジター数
などを載せ、協賛してもらうことでどれだけの宣伝になるかを具体的に数字化することが挙げられます。
5. 企画書のまとめ / お礼
ここでは、企画書のまとめと最後まで読んでくれたありがとうございますというお礼の気持ちを述べましょう。
最後まで丁寧に誠実さを保つことが大切です。
6. スポンサーオプション
あると良いものとしては、スポーツイベントのスポンサーをするにあたってレベル（選択肢）を選ぶことができるようにオプションを設けることです。
例は以下の通りです：
レベルA：100万円
メリット：
企業ロゴをイベントプログラムに掲載する
企業ロゴをバナーに掲載する
企業ロゴをジャージに掲載する
SNSで企業についての投稿
スポーツイベント会場でのブース出店権
レベルB：50万円
メリット：
企業ロゴをジャージに掲載する
SNSで企業についての投稿
スポーツイベント会場でのブース出店権
レベルC：30万円
メリット：
SNSで企業についての投稿
スポーツイベント会場でのブース出店権
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スポーツイベントの企画書で押さえるべきポイント５選
スポーツイベント企画書の基本的な構成を押さえたら、次に以下のようなポイントに気をつけて書いてみましょう。
こちらではスポーツイベントの企画書で押さえるべきポイントを５つご紹介します。
1. 開催目的はさまざまな視点で設定する
開催目的は運営する側の視点のみを押さえるケースが目立ちますが、参加者視点で得られるメリットも盛り込みましょう。
参加者視点のメリットを設定する際は、「年代」「性別」「家族構成」などの情報まで設定し、ターゲットを決めると決めやすくなります。
また、スポンサーがつく場合はスポンサーにとってのメリットも盛り込むと、より開催意義が際立ちます。
関係者全員のメリットが分かりやすいように記載すると良いでしょう。
2. 自社ならではの魅力をアピールする
特に対外向けのPRのためにイベントを開催するのであれば、自社が行うイベントならではのポイントを盛り込みましょう。
スポーツイベントは多くの会社で開催されており、スポンサーや参加者を獲得するためには、自社イベントならではの魅力を知ってもらわなくてはいけません。
「イベント内容の新しさ」「イベント開催の背景・ストーリー」「エンタメ要素」などで差別化を図ることも重要です。
「この会社のこのイベントには価値がある」と思ってもらえるよう、他社の事例もよく研究して企画しましょう。
3. スケジュールに余裕を持たせる
企画書の目的として「アクションプランやスケジュールの共有」を挙げましたが、作成の際に注意すべきことがあります。
それは、必ず十分な余裕を持たせるということです。
イベント開催には多くの関係者が携わることになるため、どうしても不測の事態が起こりがちです。
最初からタイトな計画を組んでしまうと、不測の事態を収拾するのにかかる時間を吸収できず、スケジュールが遅延していきます。
そうならないためにも、たとえば「備品発注」「会場設営」など分類ごとに余裕を持たせたスケジュールを引いておきます。
また、ここまでに必ず終わらせなければならないという重要な日時をマイルストーンとして、細かいスケジュール調整や進捗管理を行うようにしましょう。
4. 予算は内訳まで細かく記載する
費用対効果を共有するのに重要なのは、予算について内訳まで記載することです。
イベント開催全体でかかる費用を概算のみ記載するというケースもありますが、可能であれば内訳も明らかにしておきましょう。
イベント開催の承認を得るときに必要なのはもちろんですが、イベント開催準備に入った後も必要となるからです。
スポーツイベントは、予定していた会場が使えなくなったり、招待するはずの選手の都合がつかなかったり…と企画通りにはいかないものです。
計画変更を行う判断基準として企画段階の予算と比較するケースは多く、内訳が明記されていると比較が行いやすいという利点があります。
5. 効果測定方法を盛り込む
イベントが成功したかどうかを判断する基準や、効果測定の方法を盛り込みましょう。
人によってイベントの成否の考え方には差があるため、あらかじめ関係者間で効果測定の指標を決めておきます。
たとえば「イベント参加者数」「来場観戦者数」「物販の売上金額」など数値で測れるものや、「事後アンケート結果」「SNS上の意見」などもよく使用されます。
イベント開催後は関係者間で結果を共有し、次回以降に活用しましょう。
スポーツイベントの企画書は、イベント成功の鍵！
スポーツイベントはさまざまな目的で開催されるものですが、企画書を書くことでさまざまな情報を共有できます。
特に開催目的やスケジュール、費用対効果については企画書の肝となる部分ですので、しっかり内容を盛り込む必要があります。
企画書をまとめる際には、本記事でご紹介したポイントを押さえて、誰が読んでも納得できるような内容にしましょう。
企画書を書く際には、「イベント企画書の書き方｜構成と押さえるべき８つのポイント」という記事も併せて参考にしてみてください。
また、イベント開催のノウハウを凝縮したブログも続々とアップしていますので、こちらもぜひチェックしてみて下さいね。
